Hantering av ärenden

Hantering av inkomna anmälningar/rapporter

• En visselblåsning/rapport lämnas in via rapporteringsystemet Qnister Whistle, alternativt via telefon eller möte.
• En oberoende tredje part, en mottagningsfunktion bemannad av jurister på Insatt AB, återkopplar att rapporten är mottagen inom sju dagar.
• Därefter påbörjar mottagningsfunktionen ett bedömningsarbete om visselblåsningen uppfyller kriterierna för att vara en visselblåsning i lagens mening.
• Återkoppling sker till den rapporterande personen/visselblåsare samt till kommunens visselblåsningsgrupp.
• Visselblåsningsgruppen bestående av kanslichef, representanter från ekonomienheten och personalenheten tar över ärenden som bedömts vara visselblåsningar och beslutar om fortsatt utredning ska ske internt eller om extern hjälp behöver anlitas för att genomföra hela eller delar av utredningen. Utredningen inbegriper att ta fram åtgärdsförslag och preventiva åtgärder för att förebygga liknande händelser.
• Den som visselblåst/rapporterat ska inom tre månader få återkoppling om åtgärder som vidtagits/kommer att vidtas med anledning av rapporten.

Det är viktigt att anmälarens identitet inte röjs eller eftersöks för anmälningar som lämnas anonymt. Anmälaren får inte uppleva en risk att bli utsatt för repressalier. De tekniska och organisatoriska lösningarna för visselblåsarfunktionen syftar till att begränsa tillgången till information som inkommit samt de eventuella upplysningar kring identitet som lämnats. Endast ett fåtal utsedda roller har åtkomst till uppgifterna.

Den som utpekas i anmälan har rätt att få reda på det och information ska ges när utredningen inte bedöms påverkas negativt. Informationen kan med fördel lämnas av närmaste chef eller på annat lämpligt sätt.

Polisanmälan

Om bedömning görs att det finns misstanke om brott ska en polisanmälan göras. I dessa fall sker fortsatt utredning inom ramen för polis- och/eller åklagarmyndighetens arbete och inte inom visselblåsarfunktionen.

Allmänna handlingar

Alla inkomna rapporter räknas som allmän handling men med uppgifter som skyddas av sekretess. Detta innebär att handlingen kan begäras ut, men att en sekretessprövning sker vid varje utlämning. Uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera vem en tipslämnare har alltid sekretesskydd. Tipslämnaren kan därför lämna sina kontaktuppgifter till visselblåsarfunktionen på ett skyddat sätt för att vid behov kunna få återkoppling kring vad som hänt med anmälan, såväl som för att kunna ställa frågor till visselblåsare för att kunna utreda tipset på ett bättre sätt. Det är endast utsedda behöriga personer som får ha tillgång till kontaktuppgifterna. Visselblåsaren kan även välja att vara anonym men kan då inte få någon återkoppling.

Hantering av personuppgifter enligt GDPR

För information om den personuppgiftsbehandling som sker i samband med vår hantering av visselblåsningsärenden samt dina rättigheter som registrerad hänvisas till dokumentet Information om hantering av personuppgifter som du finner ute till höger.

Återrapportering

Visselblåsarfunktionens ärenden återrapporteras årligen till kommunstyrelsen och bolagsstyrelsen för Ronneby Miljö & Teknik AB i anonymiserad form. Återrapporteringen ger de förtroendevalda möjlighet till insyn i funktionen samt hur organisation och utredningsfunktion fungerat under året.